Dokumentforstorare

Klassificering av material

I regel finns känslig information inte bara på papper, utan även på en mängd olika medier. Det bör också beaktas i den mening som avses i din 33699-1. Dokumentförstörare som förstör lämpliga skivor märks med en bokstav efter vilken säkerhetsnivån följer. Till exempel O-1.

Lagringstider

Fragmentering får inte förekomma förrän de föreskrivna lagringsperioderna har löpt ut. Detta gäller inte bara företag, utan i vissa fall även privatpersoner. I regel§§§ anges tidsfristerna för företag i handelslagen ( 238, 257 och 325 HGB) och i tullagen ( 147 AO):
 

• Sex år kommer att sparas handelsbrev, affärshandlingar och dokument med kommersiell och skattemässig betydelse.
• Tio års lagringstid gäller till exempel handelsböcker, inventeringar, ingående balanser, förvaltningsberättelser, koncernredovisningar, inräknings- och uträkningar samt bokföringsunderlag.
• Enskilda personer är skyldiga att under två år ta bort fakturor och styrkande handlingar rörande beskattningsbara tjänster. Det är just dokument om hantverksmässiga och byggnadstekniska tjänster i den egna tomten eller i hemmet som räknas.

Vilka dokument måste/bör redas ut?

Det är viktigt att notera att det inte bara är personal som befinner sig på kontoret som förstör dokument. Hemkontoret måste också ha denna möjlighet. Här räcker det med en tillsats-dokumentförstörare eller en dokumentförstörare med en liten uppsamlingsbehållare. Även här är säkerhetsnivån viktig.

Dokumentförstörare: was är viktigt?

För att hitta rätt fasor är de tekniska egenskaperna viktiga, förutom att ta hänsyn till säkerhetsaspekterna.

Skärkapacitet

Beroende på hur mycket medium som ska destrueras är det just när det gäller pappersbaserade dokument som man kan skrota flera ark på en gång. Upp till åtta ark är möjligt i många enheter.

Uppsamlingsbehållare

Beroende på mängden är också uppfångningsbehållarens storlek, som samlar upp skivskivorna. Behållaren bör vara tillräckligt stor för att inte behöva tömma den alltför ofta. För hushåll eller små kontor som bara skraper fram och tillbaka räcker det med små uppsamlingsbehållare på 4 eller 7 liter. Större kontor där dokumentredder används dagligen av flera personer föredrar att använda en enhet med en behållare på 100 eller 120 liter.

Typ av medium:

Vilka medier skall förstöras? Handlar det bara om pappersformat eller CD-, DVD- eller kreditkort? Därför finns det en kombinerad dokumentförstörare som kan bearbeta olika medier.
Dessutom kan vissa pappersredder förstöra häftklamrar eller gem, så att papper som häftas ihop inte behöver separeras först.

Typ av snitt:

Ljudnivå:

Man kan inte underskatta nivån på den dokumentförstörare som hos vissa apparater kan uppnå samma volym som en dammsugare. Det stör de andra kollegerna - särskilt om det blir mycket mer ragat. Därför rekommenderas en tystgående enhet på 50 dB på större kontor.

Skötsel: Måste fasor oljas?

Just när dokumentförstöraren löper regelbundet, sliter de båda mekaniskt mot varandra löpande skärvalsar med tiden. Så snart apparaten gör ovanliga ljud bör den oljas in. Vid regelbunden användning av enheten är det tillräckligt med olja en gång i veckan. Vid partikelskärning rekommenderas regelbunden rengöring med olja. På så sätt kan man avlägsna partiklar som har fastnat i skärvalsen.

Det finns ett antal produkter att välja mellan, till exempel oljepapper och olja från flaskan.

Oljepapper: Detta papper i A4-format läggs i dokumentförstöraren som ett vanligt papper och skär sönder genom skärvalsar. Vid skärning frigörs oljan och smörjer skärvalsen jämnt. Vissa tillverkare rekommenderar att man lägger i backväxeln på dokumentförstöraren efter att oljepappret är så fasat, för att fördela oljan ännu bättre.
För att kunna använda oljepapper krävs dock att skärvalsen inte är igensatta.

Olja: Om man använder olja från flaskan, behövs en lugn hand och lite erfarenhet. För mycket olja kan skada enheten, för lite olja hjälper inte mot slitage. Tips: Applicera oljan på ett vanligt pappersark och använd som ett oljepapper. Detta säkerställer en jämn oljefilm på skäret.