Rådgivare
Texten nedan är maskinöversatt från tysk originaltext.
Information om tidsregistreringssystem
Vad är tidsregistreringssystem?
Hur fungerar tidredovisning och tillträdeskontroll?
Fördelar med elektronisk tidsregistrering och åtkomstkontroll
Vår praxistipp: Utför tidsredovisning för Minijobutan på ett lagligt sätt
Enkel programmering av tidregistreringsprogram
FAQ - vanliga frågor om tidredovisning och tillträdeskontrollsystem
Vad är tidsregistreringssystem?
Tidredovisningssystem används för att registrera personalens arbetstid, till exempel för att göra en redovisning av de tjänster som har gjorts under denna period. Det som tidigare var stämpelklockan övertar idag en elektronisk tidredovisningsapparat med en sensor och en tidregistreringsprogramvara.
Ett system för tillträdeskontroll säkerställer dock att endast personer som uppfyller de tidigare fastställda villkoren för inresa har tillträde till ett område. På så sätt säkerställs att inga obehöriga personer stör eller äventyrar verksamheten. I praktiken är det inte ovanligt att system för tidsregistrering och tillträdeskontroll kombineras och förvaltas via samma system.
Hur fungerar tidredovisning och tillträdeskontroll?
Moderna system som loggar in och hanterar personalens arbetstid, använder ett smartkort eller en transponder och ett avsökningsverktyg. För den trådlösa närfältskommunikationen mellan enheterna finns RFID (Radio Frequency Identification), som med hjälp av radiovågor skickar en sparad kod. Sensorn tas emot av sensorn i läsaren och utlöser en viss åtgärd, till exempel start av tidsregistrering och/eller öppning av en dörr. Det hela styrs via en central tidregistreringsprogram som möjliggör en snabb och enkel hantering. Tidsregistreringen stoppar när den anställde håller tillbaka chipet till en läsare.
Programmeringen av transponder- eller chipkort sker via en central programvara. Om chips måste programmeras om, för att till exempel ge anställda åtkomst till nya områden, är detta på några få minuter gjort via programvaran. Om chipet går förlorat, kan det spärras med några få klick för att förhindra obehörig åtkomst till byggnaden. Tidigare var det ibland nödvändigt att byta ut låscylindrar på dörrarna och fördela nya nycklar.
Moderna lösningar består i regel av en fast monterad läsare som till exempel finns vid företagets huvud- eller personalingångar. De anställda får en praktisk, liten transponder eller ett kort där det finns ett programmerbart chip, som matas med informationen från den nya ägaren och skickar via RFID. När de anställda kommer in i byggnaden, håller de fast chipkortet eller transpondern kort till läsaren, väntar en kort ljudsignal eller ett statusmeddelande på displayen och är sedan inloggad.
Fördelar med elektronisk tidsregistrering och åtkomstkontroll
Från och med den dagen tickar klockan och registrerar sekundsnabbt den anställdes närvaro tills transpondern eller minneskortet hålls tillbaka till läsaren. Om en montering av ytterligare enheter även sker på rensningsrum eller andra utgångar är det möjligt att protokollföra paustider. Detta är bra för att lagstiftaren skall kunna bevisa detta, liksom för arbetsgivaren själv På så sätt kan man se till att de anställda respekterar de lagstadgade viloperioderna.
Ibland kan det leda till osäkerhet bland personalen när ett system för tidsregistrering införs i företag. Det finns en risk för att arbetsgivarna ”kommer att övervaka” när ett sådant system har införts. Professionell tidsregistrering kan faktiskt medföra många fördelar för båda sidor. Den anställde skall till exempel ha en överblick över det exakta antalet arbetade timmar och, i förekommande fall, övertid samt över semester- och sjukdagar.
Dessutom är det möjligt och ibland meningsfullt att koppla samman tidsregistrering och tillträdeskontroll. På så sätt gör de anställda två steg samtidigt: För det första startar de tidsregistreringen och för det andra ger de sig själva tillträde till arbetsplatsen. Tillträdesbehörigheter kan definieras exakt för enskilda områden för att säkerställa att endast behörig personal har tillträde till särskilda utrymmen eller våningar. Eftersom programmeringen sker med hjälp av programvara, kan spontana ändringar genomföras snabbt och enkelt. Det innebär också att RFID-chips kan tilldelas besökare som kan begränsas i tiden. Om besökaren inte har lämnat ut kortet eller det lilla chipet, innebär detta inte någon säkerhetsrisk i efterhand.
Vår praxistipp: Utför tidsredovisning för Minijobutan på ett lagligt sätt
Sedan den första januari 2015 har Tyskland haft en lagstadgad minimilön. Detta innebär en exakt och tillförlitlig tidredovisning, särskilt för de minimalt sysselsatta ("miniyobber"), så att gränsen på 450 euro eller den obligatoriska timlönen respekteras. Dessutom är arbetsgivaren skyldig att dokumentera den dagliga arbetsperiodens början, slut och längd. Med ett modernt tidregistreringssystem registreras dessa uppgifter tillförlitligt och utan ytterligare ansträngning enligt lagstiftarens anvisningar.
Enkel programmering av tidregistreringsprogram
En modern elektronisk tidsregistrering erbjuder mycket mer än ren arbetstidsregistrering. Med hjälp av dessa verktyg kan man ta upp enskilda arbetssteg, till exempel när det gäller att utvärdera konkreta projekt. De uppgifter som samlas in och därmed projektets framsteg kan övervakas när som helst och till och med i realtid. Denna information är till hjälp när det gäller att informera överordnade eller kunder om den aktuella projektstatusen. Men det finns också en fördel med att göra en avräkning när projektet avslutas: Det är möjligt att direkt och med mycket liten ansträngning föra över dessa timmar till beräkningarna, vilket ger större insyn. På så sätt ser den upphandlande myndigheten vilka uppgifter som har använts mest under den tid som krävs och kan bättre förstå projektarbetet. För ledande tjänstemän och projektdeltagare kommer tidredovisning att ge erfarenheter av framtida projekt.
FAQ - vanliga frågor om tidredovisning och tillträdeskontrollsystem
På ett system kan olika transponder användas.
Finns det andra möjligheter till elektronisk tidredovisning och tillträdeskontroll?
Nu är det inte längre bara elektroniska tidsregistreringssystem och tillträdeskontroller med RFID-transponder eller smartkort. RFID-baserad teknik NFC ("Near Field Communication") tillåter till och med användning av en egen smartphone. Om ett NFC-chip är monterat i telefonen kan den användas för elektronisk tidsregistrering och igenkännande. En förutsättning för detta är att alla anställda har en lämplig utrustning för denna typ av mobil tidsregistrering, till exempel en smarttelefon som används i tjänsten.
Är tidsregistreringssystem användbara även för små företag?
System för tidsredovisning och tillträdeskontroll är inte bara till nytta för stora företag, utan även för mindre företag. De skall se till att varje anställd kan registrera sin arbetstid på ett tillförlitligt sätt, medan arbetsgivaren alltid har överblick över den. Även känsliga områden inom företaget skyddas, eftersom tillträde kan programmeras flexibelt och i olika former. Modern arbetstidsregistrering är inte dyr och kan till och med spara pengar, eftersom personalavdelningen inte längre behöver slå sig ihop med utvärderingen av timsedlar.