Rådgivare
Texten nedan är maskinöversatt från tysk originaltext.
Värt att veta om dokumentförstöraren
Varför ska dokument slängas i dokumentförstöraren?
Viktiga regler för företag: Din 66399, DSGBO, BDSG, förvaringsperioder
Vilka dokument måste redas ut?
Dokumentförstörare: was är viktigt?
Skötsel: Måste fasor oljas?
Varför ska dokument slängas i dokumentförstöraren?
Dokument som innehåller känsliga, konfidentiella eller egna uppgifter bör av ett enkelt skäl redas ut med dokumentförstöraren: Missbruk av uppgifter. Oavsett om det rör sig om personligt kreditkort, kunduppgifter eller skatteredokument – fullständiga namn, födelsedata, signaturer och kontouppgifter bjuder in brottslingar till att samla in uppgifter. Nu kan det tjäna mycket pengar. På det privata området är det möjligt att tomma konton, använda e-postadressen för skräppost eller att missbruka din identitet. I affärsmiljön kan det leda till skada på anseende, förlust av kunder eller ekonomisk skada.
Viktiga regler för företag
Enskilda personer kan i stor utsträckning själva bestämma om de ska förstöra CD-skivor med viktiga data, DVD-skivor, kreditkort eller skatteredokument med en dokumentförstörare. Det rekommenderas dock för att skydda de egna uppgifterna.
Ett annat rättsligt krav gäller för företag. De är skyldiga att förstöra vissa handlingar. Denna skyldighet grundar sig på följande:
DIN 66399
Din Norm 66399 ger företag en exakt ram för vilka dokument som ska finnas i pappersredder. Destruktionsförfarandet bör dock förbli rimligt när det gäller kostnader och arbetsinsatser. Den klassificering av data som anges i standarden i skyddsklasser och säkerhetsnivåer ska vara till hjälp.
Skyddsklasser och säkerhetsnivåer enligt din 66399
För det första klassificeras dokument med hjälp av de tre skyddsklasserna. I säkerhetsnivåerna fastställs vilken typ av dokumentation som ska tillhandahållas och vilka insatser som krävs för att rekonstruera den.
Normalt behov av skydd för interna data. Ett oberättigat utlämnande eller utlämnande av uppgifter skulle få begränsade negativa konsekvenser för företaget. Innehåller säkerhetsnivå 1 till 3.
Högt skyddsbehov för konfidentiella uppgifter. Ett otillåtet utlämnande eller utlämnande av uppgifter skulle ha en betydande inverkan på företaget och skulle kunna strida mot avtalsförpliktelser eller lagar. Innehåller säkerhetsnivå 3 till 5.
Mycket högt skyddsbehov för särskilt konfidentiella och hemliga uppgifter. Ett otillåtet utlämnande eller utlämnande av uppgifter skulle få allvarliga konsekvenser för företaget och/eller skulle strida mot tystnadsplikt, avtal och lagar. Innehåller säkerhetsnivå 4 till 7.
| Kapslingsklass | Säkerhetsnivå | Användning | Eventuell reproduktion av data. | Typ av snitt |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 1 | Rekommenderas för datalagringsenheter med allmänt innehåll, t.ex. privata dokument, kataloger. | Enkelt och snabbt utan hjälpmedel och fackkunskaper. | Strimlor eller konfetti |
| 1 | 2 | Rekommenderas för datalagringsenheter med interna data, t.ex. för intern kommunikation inom företaget. | Möjligt med hjälpmedel och särskild tid. | Strimlor eller konfetti |
| 1,2 | 3 | Rekommenderas för datamedier med känsliga och konfidentiella uppgifter, t.ex. omsättningsbedömningar, skatteunderlag, personuppgifter. | Endast möjligt med betydande insatser när det gäller personer, hjälpmedel och tid. | Strimlor eller konfetti |
| 2/3 | 4 | Rekommenderas för datamedier med känsliga och konfidentiella uppgifter, t.ex. balansräkningar, lönebesked, anställningskontrakt, personalakter. | Endast möjlig med användning av yrkesmässiga installationer och speciella konstruktioner. | Konfetti |
| 2/3 | 5 | Rekommenderas för skivor med hemlig information, t.ex. konkurrensanalyser, processdokument, forskningsdokument. | Det är osannolikt med den senaste tekniken. | Konfetti |
| 3 | 6 | Rekommenderas för datalagringsenheter med sekretessbelagd information när ovanligt höga säkerhetsåtgärder måste iakttas, t.ex. patent, byggnadsplaner. | Det är omöjligt med den senaste tekniken. | Konfetti |
| 3 | 7 | Rekommenderas för datamedier med strängt hemlig information, om högsta möjliga säkerhetsåtgärder måste iakttas, t.ex. hemlig eller militär information. | Det är omöjligt med tanke på den tekniska och vetenskapliga utvecklingen. | Konfetti |
För att göra dataförstöringen meningsfull och tidsbesparande bör de handlingar som ska förstöras separeras efter säkerhetsnivåer. Om detta inte fungerar bör dokumenten förstöras i enlighet med den högre säkerhetsnivån. På så sätt undviker man att på ett otillräckligt sätt skrota dokument.
Strimlor för låga säkerhetsnivåer.
Partikelsnitt lämpar sig för alla säkerhetsnivåer.
Klassificering av material
I regel finns känslig information inte bara på papper, utan även på en mängd olika medier. Det bör också beaktas i den mening som avses i din 33699-1. Dokumentförstörare som förstör lämpliga skivor märks med en bokstav efter vilken säkerhetsnivån följer. Till exempel O-1.
| Förkortning | Presentation av information | Exempel: |
|---|---|---|
| P | Originalstorlek | Papper, film, utskriftsformer |
| F | Förminskad form | Mikrofilm, folie |
| O | Optiska medier | CD, DVD |
| T | Magnetiska dataminnen | ID-kort, disketter |
| h | Hårddiskar med magnetiska dataminnen | |
| E | Elektroniska medier | USB-minnen, chipkort, halvledarhårddiskar, minneskort |
Beroende på typen av medium beror lagringsdensiteten eller storleken på informationsvisningen. Det finns till exempel relativt lite information på ett pappersark. Jämfört med detta lagras betydligt mer data på ett mindre område på kort med sina minnesceller eller CD-skivor med deras spår av data. För att effektivt förstöra data måste de delar av materialet som dokumentförstörare skär ut vara små med en hög densitet, så att en rekonstruktion förhindras. Materialets klassificering och säkerhetsnivå gör det möjligt att identifiera storleken på de partiklar som förekommer. Till exempel:
| Säkerhetsnivå | P (originalstorlek) | O (optiska medier) | H (hårddiskar med magnetiska dataminnen) |
|---|---|---|---|
| 1 | Delyta i material max. 2.000 m² eller rembredd max. 12 mm | Materialdelsyta max. 2.000 mm² | Hårddisk mekaniskt/elektroniskt funktionsoduglig |
| 2 | Delyta för material max. 800 mm² eller rembredd max. 6 mm | Materialdelsyta max. 800 mm² | Skadat medium |
| 3 | Delyta i material max. 320 mm² eller rembredd max. 2 mm | Materialdelsyta max. 160 mm² | Databärna |
| 4 | Materialdelsyta max. 160 mm² | Materialdelsyta max. 30 mm² | Databärare fler fack delas och deformeras samt komponentyta max. 2.000 mm² |
| 5 | Materialdelsyta max. 30 mm² | Materialdelsyta max. 10 mm² | Databärare fler fack delas och deformeras samt komponentyta max. 320 mm² |
| 6 | Materialdelsyta max. 10 mm² | Materialdelsyta max. 5 mm² | Databärare fler fack delas och deformeras samt komponentyta max. 10 mm² |
| 7 | Materialdelsyta max. 5 mm² | Materialdelsyta max. 0,2 mm² | Databärare fler fack delas och deformeras samt komponentyta max. 5 mm² |
DSGMO (allmän uppgiftsskyddsförordning)
I den europeiska grundförordningen om uppgiftsskydd förbjuds företag i princip att behandla personuppgifter om kunder och anställda, dvs. Om det inte finns något uttryckligt tillåtet, lagstadgat undantag för användningen av uppgifterna, ska de insamlade uppgifterna förstöras eller raderas. Dessa processer ska dokumenteras internt. I ramvillkoren för förstöringen gäller DSgenetiskt modifierade organismer din standard 66399.
BDSG (Bundesdataskyddslag)
I den federala lagen om uppgiftsskydd definieras radering av uppgifter som ”att göra lagrade personuppgifter oläsliga” (§3, 4, punkt 5). Hur destruktionen skall ske föreskrivs inte i den federala lagen om uppgiftsskydd. §Under 9 och §11 regleras emellertid tekniska och organisatoriska åtgärder och de ramvillkor som måste följas när tredje part får ta fram uppgifter.
Lagringstider
Fragmentering får inte förekomma förrän de föreskrivna lagringsperioderna har löpt ut. Detta gäller inte bara företag, utan i vissa fall även privatpersoner. I regel§§§ anges tidsfristerna för företag i handelslagen ( 238, 257 och 325 HGB) och i tullagen ( 147 AO):
- Sex år kommer att sparas handelsbrev, affärshandlingar och dokument med kommersiell och skattemässig betydelse.
- Tio års lagringstid gäller till exempel handelsböcker, inventeringar, ingående balanser, förvaltningsberättelser, koncernredovisningar, inräknings- och uträkningar samt bokföringsunderlag.
- Enskilda personer är skyldiga att under två år ta bort fakturor och styrkande handlingar rörande beskattningsbara tjänster. Det är just dokument om hantverksmässiga och byggnadstekniska tjänster i den egna tomten eller i hemmet som räknas.
Vilka dokument måste/bör redas ut?
Det är viktigt att notera att det inte bara är personal som befinner sig på kontoret som förstör dokument. Hemkontoret måste också ha denna möjlighet. Här räcker det med en tillsats-dokumentförstörare eller en dokumentförstörare med en liten uppsamlingsbehållare. Även här är säkerhetsnivån viktig.
Dokumentförstörare: was är viktigt?
För att hitta rätt fasor är de tekniska egenskaperna viktiga, förutom att ta hänsyn till säkerhetsaspekterna.
Skärkapacitet
Beroende på hur mycket medium som ska destrueras är det just när det gäller pappersbaserade dokument som man kan skrota flera ark på en gång. Upp till åtta ark är möjligt i många enheter.
Uppsamlingsbehållare
Beroende på mängden är också uppfångningsbehållarens storlek, som samlar upp skivskivorna. Behållaren bör vara tillräckligt stor för att inte behöva tömma den alltför ofta. För hushåll eller små kontor som bara skraper fram och tillbaka räcker det med små uppsamlingsbehållare på 4 eller 7 liter. Större kontor där dokumentredder används dagligen av flera personer föredrar att använda en enhet med en behållare på 100 eller 120 liter.
Typ av medium:
Vilka medier skall förstöras? Handlar det bara om pappersformat eller CD-, DVD- eller kreditkort? Därför finns det en kombinerad dokumentförstörare som kan bearbeta olika medier.
Dessutom kan vissa pappersredder förstöra häftklamrar eller gem, så att papper som häftas ihop inte behöver separeras först.
Typ av snitt:
Dokumentförstörare med säkerhetsnivåerna 1, 2 och 3 använder i regel strimlor, där pappret skärs sönder på långa, smala remsor. Remsorna är upp till ca 7 mm breda. Strimlor är bättre än för partikelskärning för utrustning med strimlor. De förstör skivorna på kortare tid.
Vid konfetti, eller korssnitt, sås skivan i längsgående och tvärgående riktning så att små partiklar uppstår. Storleken på partiklarna beror på den säkerhetsnivå i vilken dokumentförstöraren är klassificerat. I allmänhet anses denna form av förstöring vara säker och lämplig för dokument med hög sekretessnivå (säkerhetsnivå 3 till 7).
Ljudnivå:
Man kan inte underskatta nivån på den dokumentförstörare som hos vissa apparater kan uppnå samma volym som en dammsugare. Det stör de andra kollegerna - särskilt om det blir mycket mer ragat. Därför rekommenderas en tystgående enhet på 50 dB på större kontor.
Skötsel: Måste fasor oljas?
Just när dokumentförstöraren löper regelbundet, sliter de båda mekaniskt mot varandra löpande skärvalsar med tiden. Så snart apparaten gör ovanliga ljud bör den oljas in. Vid regelbunden användning av enheten är det tillräckligt med olja en gång i veckan. Vid partikelskärning rekommenderas regelbunden rengöring med olja. På så sätt kan man avlägsna partiklar som har fastnat i skärvalsen.
Det finns ett antal produkter att välja mellan, till exempel oljepapper och olja från flaskan.
Oljepapper: Detta papper i A4-format läggs i dokumentförstöraren som ett vanligt papper och skär sönder genom skärvalsar. Vid skärning frigörs oljan och smörjer skärvalsen jämnt. Vissa tillverkare rekommenderar att man lägger i backväxeln på dokumentförstöraren efter att oljepappret är så fasat, för att fördela oljan ännu bättre.
För att kunna använda oljepapper krävs dock att skärvalsen inte är igensatta.
Olja: Om man använder olja från flaskan, behövs en lugn hand och lite erfarenhet. För mycket olja kan skada enheten, för lite olja hjälper inte mot slitage. Tips: Applicera oljan på ett vanligt pappersark och använd som ett oljepapper. Detta säkerställer en jämn oljefilm på skäret.